Polityka prywatności & RODO

POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI I COOKIES

Administratorem danych osobowych jest Royal Hotel. Dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji usług hotelarskich oraz obowiązków prawnych. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do
zawarcia umowy. Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO.

POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI I PRYWATNOŚCI

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Bezpieczeństwa Informacji i Prywatności (dalej: „Polityka”) określa zasady przetwarzania, ochrony oraz zabezpieczania informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w związku z prowadzeniem strony internetowej oraz działalności hotelarskiej pod marką Royal Hotel.

Administratorem danych osobowych jest:

MEP-POL Sp. z o.o. S.K.A.
ul. Rynek Kościuszki 11
15-001 Białystok
NIP: 542-323-46-24

Polityka została opracowana zgodnie z: 

• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), 
• ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, 
• Ustawa Prawo telekomunikacyjne została uchylona w 2024, w jej miejsce uchwalono ustawę Prawo komunikacji elektronicznej (pełna nazwa: Ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej (Dz. U. poz. 1221 z późn. zm.). 
• dobrymi praktykami bezpieczeństwa informacji.

2. Zakres obowiązywania

Polityka ma zastosowanie do:

• użytkowników strony internetowej, 
• gości hotelowych, 
• pracowników i współpracowników Administratora, 
• wszystkich systemów informatycznych i dokumentacji związanej z działalnością hotelu.

3. Jakie dane osobowe gromadzimy

Administrator gromadzi i przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów związanych z prowadzeniem strony internetowej oraz działalności hotelarskiej.

3.1 Dane gromadzone w związku z usługami hotelarskimi

W szczególności mogą to być następujące kategorie danych osobowych: 

• imię i nazwisko, 
• dane adresowe (adres zamieszkania / zameldowania), 
• numer telefonu, – adres poczty elektronicznej, 
• dane zawarte w dokumentach meldunkowych wymaganych przepisami prawa, 
• dane do wystawienia faktury (w tym NIP), 
• numer rejestracyjny pojazdu (jeżeli dotyczy), 
• informacje dotyczące rezerwacji i pobytu (daty, numer pokoju), 
• inne dane przekazane dobrowolnie przez Gościa.

3.2 Dane gromadzone za pośrednictwem strony internetowej

W ramach korzystania ze strony internetowej mogą być przetwarzane: 

• imię i nazwisko (jeżeli podane w formularzu), 
• adres e-mail, 
• numer telefonu, 
• treść zapytania przesłanego przez formularz kontaktowy, 
• dane zawarte w korespondencji elektronicznej.

3.3 Dane gromadzone automatycznie

Podczas korzystania ze strony internetowej mogą być automatycznie zbierane: 

• adres IP, 
• dane zawarte w plikach cookies, 
• informacje o urządzeniu, przeglądarce i systemie operacyjnym, 
• dane statystyczne dotyczące sposobu korzystania ze strony.

3.4 Dane przetwarzane w ramach monitoringu

Na terenie hotelu może być prowadzony monitoring wizyjny, w ramach którego przetwarzany jest wizerunek osób przebywających na terenie obiektu, wyłącznie w celach bezpieczeństwa.

4. Podstawowe zasady bezpieczeństwa informacji

Administrator zapewnia ochronę informacji zgodnie z zasadami: 

• legalności, rzetelności i przejrzystości, 
• minimalizacji danych,
• ograniczenia celu przetwarzania, 
• prawidłowości danych, 
• ograniczenia przechowywania, 
• integralności i poufności, 
• rozliczalności.

4. Środki organizacyjne

W celu zapewnienia bezpieczeństwa informacji Administrator stosuje w szczególności: 

• system upoważnień do przetwarzania danych osobowych, 
• obowiązek zachowania poufności, 
• szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych, 
• zasadę ograniczonego dostępu (need-to-know), 
• procedury nadawania i cofania uprawnień.

5. Środki techniczne i organizacyjne bezpieczeństwa (art. 32 RODO)

Administrator wdraża odpowiednie rozwiązania techniczne i organizacyjne, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności art. 32 RODO, w celu ochrony danych osobowych przed bezprawnym lub przypadkowym zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.

5.1 Środki techniczne

W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych Administrator stosuje m.in.: 

• zapory sieciowe (firewall), 
• zabezpieczenia serwerów i systemów informatycznych hasłami, 
• systemy kontroli dostępu i logowania, 
• szyfrowanie transmisji danych (SSL/TLS), 
• regularne aktualizacje oprogramowania, 
• oprogramowanie antywirusowe i antymalware, 
• wykonywanie kopii zapasowych danych.

W przypadku przekazywania danych kart płatniczych w trakcie procesu rezerwacji online, Administrator stosuje technologię szyfrowania SSL (Secure Socket Layer), która zapewnia poufność i integralność przesyłanych danych oraz bezpieczeństwo transakcji.

5.2 Środki organizacyjne

Administrator stosuje również środki organizacyjne, w tym: 

• system nadawania i cofania upoważnień do przetwarzania danych, 
• obowiązek zachowania poufności przez osoby przetwarzające dane, 
• szkolenia pracowników w zakresie ochrony danych osobowych, 
• środki ochrony fizycznej pomieszczeń i dokumentacji, 
• procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa.

Zastosowane środki techniczne i organizacyjne mają na celu zapewnienie stałej poufności, integralności, dostępności oraz odporności systemów i usług przetwarzania danych.

6. Bezpieczeństwo dokumentacji papierowej

Dokumentacja zawierająca dane osobowe: 

• przechowywana jest w zamykanych pomieszczeniach lub szafach, 
• udostępniana wyłącznie osobom upoważnionym, 
• niszczona w sposób trwały po zakończeniu okresu przechowywania.

7. Warunki udostępniania danych osobowych klienta stronom trzecim

Administrator udostępnia dane osobowe klientów wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami prawa oraz w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania.

7.1 Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców: 

• podmiotom świadczącym usługi księgowe i rachunkowe, 
• dostawcom systemów informatycznych i rezerwacyjnych, 
• firmom obsługującym infrastrukturę IT oraz hosting strony internetowej, 
• podmiotom świadczącym usługi serwisowe, prawne lub doradcze, 
• operatorom płatności – w zakresie niezbędnym do realizacji transakcji, 
• organom administracji publicznej i innym uprawnionym instytucjom – na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

7.2 Zasady przekazywania danych

Udostępnianie danych osobowych odbywa się z zachowaniem następujących zasad: 

• dane przekazywane są wyłącznie w minimalnym, niezbędnym zakresie, 
• przekazanie danych następuje na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych lub innej zgodnej z prawem podstawy, 
• Administrator weryfikuje, czy podmioty trzecie zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych osobowych, 
• dane nie są sprzedawane ani udostępniane w celach niezwiązanych z działalnością Administratora.

7.3 Przekazywanie danych poza UE

Administrator co do zasady nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Jeżeli jednak dojdzie do takiego przekazania (np. w związku z korzystaniem z narzędzi informatycznych), odbywa się ono wyłącznie zgodnie z rozdziałem V RODO, w szczególności na podstawie: 

• decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, 
• standardowych klauzul umownych, 
• innych mechanizmów przewidzianych przepisami RODO.

8. Zarządzanie incydentami i naruszeniami

Administrator posiada procedury identyfikacji, analizy i obsługi naruszeń ochrony danych osobowych, obejmujące: 

• ocenę ryzyka dla praw i wolności osób fizycznych,
• dokumentowanie incydentów, 
• zgłaszanie naruszeń do Prezesa UODO, 
• informowanie osób, których dane dotyczą – jeżeli jest to wymagane przepisami.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie przysługuje prawo do: 

• dostępu do danych,
• ich sprostowania,
• usunięcia, 
• ograniczenia przetwarzania, 
• przenoszenia danych, 
• wniesienia sprzeciwu, 
• cofnięcia zgody, 
• wniesienia skargi do Prezesa UODO.

9. POLITYKA COOKIES

9.1 Informacje ogólne

Strona internetowa Royal Hotel wykorzystuje pliki cookies w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, poprawy jej funkcjonalności oraz prowadzenia analiz statystycznych i działań marketingowych – o ile użytkownik wyrazi na to zgodę.

9.2 Rodzaje plików cookies

Serwis wykorzystuje: 

• cookies niezbędne – konieczne do funkcjonowania strony, 
• cookies funkcjonalne – zapamiętujące ustawienia użytkownika, 
• cookies statystyczne – służące do analiz ruchu, 
• cookies marketingowe – wykorzystywane po uzyskaniu zgody użytkownika.

9.3 Cele stosowania cookies

Cookies wykorzystywane są w celu: 

• prawidłowego funkcjonowania serwisu, 
• poprawy jakości usług, 
• prowadzenia statystyk, 
• realizacji działań marketingowych.

9.4 Zarządzanie plikami cookies

Użytkownik może w każdej chwili: 

• zmienić ustawienia cookies w przeglądarce, 
• usunąć zapisane cookies, 
• wycofać zgodę za pomocą banera cookies.

Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności strony.

9.5 Podstawa prawna

Podstawą prawną stosowania cookies są: 

• art. 173 ustawy Prawo telekomunikacyjne, Ustawa Prawo telekomunikacyjne została uchylona w 2024, w jej miejsce uchwalono ustawę Prawo komunikacji elektronicznej (pełna nazwa: Ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej (Dz. U. poz. 1221 z późn. zm.).
• art. 6 ust. 1 lit. a i f RODO.

10. Zmiany Polityki

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Bezpieczeństwa Informacji i Prywatności wraz z Polityką Cookies w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, sposobów przetwarzania danych osobowych lub stosowanych rozwiązań technicznych.

Zaleca się, aby użytkownicy regularnie zapoznawali się z aktualną treścią Polityki, w szczególności podczas dokonywania rezerwacji lub korzystania z usług hotelowych. Aktualna wersja dokumentu jest każdorazowo publikowana na stronie internetowej Administratora.

11. Postanowienia końcowe

Polityka podlega okresowym przeglądom i aktualizacjom. Aktualna wersja obowiązuje od dnia publikacji na stronie internetowej.